Když se rozhodnete vydat na cestu podnikání jako OSVČ, čeká vás spousta nových výzev. Jednou z nejdůležitějších dovedností, kterou si musíte osvojit, je efektivní plánování času a nákladů. A jelikož toto je místo, se kterým jsem tápala já, i mnoho mých klientů kteří začínali, tak jsem se rozhodla stejně jako jim: vám to trochu usnadnit. Připravila jsem pro vás několik tipů a triků, jak na to.
Čas na režii ⏰
Administrativa 📋: Každý podnikatel ví, že administrativa je nevyhnutelná. Fakturace, účetnictví, komunikace se zákazníky a správa dodavatelů. Tyto činnosti vás sice bohatými neudělají, ale bez nich by vaše podnikání nefungovalo. Udělejte si z toho zábavu – zorganizujte si administrativní rutinu s oblíbenou hudbou a dobrou kávou ☕.
Připravte si své denní povinnosti a sdílejte si je do své kapsy. Pokud využijete Notionu a šablon Kreativní Laboratoře, získáte svou knihovnu dat do mobilu i PC, kdy svou přípravou strávíte minimum času a svá data můžete zapisovat rovnou na místě. Díky digitalizaci a připraveným šablonám se Vaše administrativní káva pomalu promění z hektického hledání papírů a emailů na oblíbenou část dne.
- Administrativa: Každý podnikatel potřebuje čas na administrativní úkoly, jako je fakturace, účetnictví, komunikace se zákazníky, správa dodavatelů a další. Tyto činnosti jsou nezbytné pro hladký chod podnikání, ale nejsou přímo zpoplatněny.
Marketing a akvizice klientů 🛍️: Získávání nových klientů je pro Vás jako hledání pokladu? Chápu to. Bez mapy to je náročné a můžete kopat 100 děr a stejně na pozemku svůj poklad nenajdete. Bez marketingu žádné podnikání neroste. Zkuste to pojmout kreativně – tvořte zajímavé příspěvky na sítě. 🎉 A že jste to zkoušeli a nepomohlo – zkuste mou osvědčenou šablonu pro psaní příspěvků. Najdete zde základní rozdělení a více jak 50 nápadů, co můžete sdílet aby jste jako podnik rostli spolu se svými sítěmi.
- Marketing a akvizice klientů: Čas investovaný do získávání nových klientů, budování sítě kontaktů a marketingových aktivit je také důležitý. Bez něj by podnikání nemohlo růst a udržet si stabilní přísun práce.
Vzdělávání a rozvoj 📚: Nic jste se nenaučili jen tak, že by jste se s tím narodili. Investovali jste spoustu financí, zdrojů a svého čas do vzdělání, učení a pokusům a omylům, než jste se stali profíkem ve své oboru.. Ať už to jsou semináře, workshopy nebo knihy, které vás posunou dál. Je to jako trénink na maraton – bez toho by to nešlo 🏃♂️.
- Vzdělávání a rozvoj: Neustálé vzdělávání a zlepšování dovedností je klíčové pro udržení konkurenceschopnosti. Tento čas by měl být zahrnut do plánu, i když se nejedná o přímou práci na projektech.
Plánování nákladů na režii v ceně služeb 💰
Fixní náklady 🏠: Představte si nájem kanceláře, softwarové licence nebo pojištění jako vaši neviditelnou partu, která vám pomáhá každý den. Bez těchto věcí byste nemohli fungovat. Proto je zahrňte do svých cen služeb, aby byli vždy pokryti 🛡️.
- Fixní náklady: Nájem kanceláře, náklady na vybavení, softwarové licence, pojistky a další fixní náklady by měly být zohledněny v ceně služeb. Tyto náklady musíte pokrýt, i když nemáte konkrétní projekt.
Variabilní náklady 📦: Tyto náklady se mění podle množství práce. Materiály, doprava nebo podpora externích specialistů. Je to jako když jdete na nákup – někdy potřebujete jen chléb a mléko, jindy plný košík 🛒.
- Variabilní náklady: Náklady, které se mění podle objemu práce, jako jsou materiály, doprava nebo podpora externích specialistů, by měly být rovněž zahrnuty do cenotvorby.
Plánování s ohledem na nemoc a neplánované přestávky 🛏️
Finanční rezerva pro nemoc 🏥: Nikdo nechce být nemocný, ale stane se to. Mít finanční rezervu je jako mít deštník v dešti – chrání vás před tím nejhorším 🌧️. Zvažte i pojištění pro případ pracovní neschopnosti 📑.
- Neplánované výpadky příjmů: Nemoc nebo jiné nečekané události mohou způsobit výpadky příjmů. Bez zaměstnavatele, který by poskytoval placenou nemocenskou, je důležité mít dostatečnou finanční rezervu, aby bylo možné pokrýt základní životní náklady během období neschopnosti pracovat.
- Pojištění: Zvažte uzavření pojistky pro případ pracovní neschopnosti. Tím si můžete zajistit určitý příjem i během doby, kdy nemůžete pracovat.
Cena služeb zahrnující rezervu 💼: Při stanovování cen nezapomeňte na dny, kdy nemůžete pracovat. Vaše sazby by měly zahrnovat i příspěvek na tvorbu rezervy. Je to jako mít spořící prasátko, do kterého pravidelně přispíváte 🐷.
- Vyšší ceny: Při stanovování cen by měly být zahrnuty i rizika a nejistoty, jako jsou dny, kdy nemůžete pracovat. To znamená, že vaše hodinová nebo projektová sazba by měla být nastavena tak, aby zahrnovala i příspěvek na tvorbu rezervy pro tyto případy.
- Dlouhodobé plánování: Pravidelně aktualizujte své finanční plány a přehodnocujte své sazby, abyste zajistili, že stále pokrývají všechny potřebné náklady včetně neplánovaných výpadků.
Proč je to nutné 🧐
Důkladné plánování času, režijních nákladů a tvorba finančních rezerv jsou nezbytné pro udržitelné a úspěšné podnikání jako osvč. To vám umožní nejen pokrýt běžné náklady, ale i připravit se na nečekané události a dlouhodobě růst.
- Stabilita podnikání 🏦: Pečlivé plánování a zohlednění všech nákladů (včetně nepracovního času a režie) zajišťuje finanční stabilitu vašeho podnikání. Bez tohoto plánování můžete snadno čelit finančním potížím v případě nečekaných událostí.
- Osobní finanční bezpečnost 🛡️: Vytváření rezerv pro případ nemoci nebo jiných neplánovaných událostí vám poskytuje finanční jistotu a klid, což je klíčové pro dlouhodobou udržitelnost vašeho podnikání.
- Spravedlivá cena za práci ⚖️: Zahrnutím všech nákladů do cenotvorby si zajistíte, že vaše služby jsou oceněny spravedlivě a pokrývají všechny aspekty vašeho podnikání. To zahrnuje jak přímou práci na projektech, tak čas věnovaný administrativě, marketingu a dalším nezbytným činnostem.
- Růst a rozvoj 📈: Správné plánování a cenotvorba umožňují investice do rozvoje vašeho podnikání, jako jsou nové nástroje, vzdělávání a marketingové aktivity, což je důležité pro dlouhodobý růst a konkurenceschopnost.
Přímá a nepřímá pracovní hodina ⏱️
Přímá pracovní hodina 🛠️: To je čas, kdy skutečně pracujete na projektu – plánování, provádění práce a kontrola kvality. Přímé hodiny jsou jako hlavní chod v restauraci – to, proč jste tady 🍽️.
Toto je čas, který přímo věnujete práci na konkrétním projektu. To může zahrnovat:
- Plánování a příprava: Čas strávený přípravou materiálů, nástrojů a plánováním postupu práce.
- Provádění práce: Skutečný čas strávený na místě prováděním úkolů.
- Dokončení a kontrola kvality: Čas věnovaný dokončení projektu a kontrola, zda je vše v pořádku a v souladu s požadavky klienta.
Nepřímá pracovní hodina 📂: Administrativa, marketing, vzdělávání, údržba vybavení a cestovní čas. Tyto hodiny jsou jako příloha – nezbytné, aby hlavní chod byl dokonalý 🍟.
Toto je čas strávený na činnostech, které nejsou přímo spojené s prací na projektu, ale jsou nezbytné pro provoz podnikání:
- Administrativa: Fakturace, správa dokumentace, e-maily, telefonáty s klienty.
- Marketing a akvizice klientů: Čas věnovaný na propagaci vašich služeb, setkání s potenciálními klienty, aktualizace webových stránek, správa sociálních médií.
- Vzdělávání a školení: Účast na školeních, workshopech, seminářích, čtení odborných článků a knih pro zlepšení vašich dovedností.
- Údržba vybavení a nástrojů: Čas věnovaný údržbě a opravám vašich nástrojů a vybavení.
- Cestovní čas: Čas strávený na cestách mezi vaším místem podnikání a místem, kde práce probíhá.
Fixní a variabilní náklady 🏷️
Fixní náklady 🧾: Nájem kanceláře, pojištění, vybavení a nástroje, licenční poplatky a účetnictví. Tyto náklady jsou jako pevné body na mapě vašeho podnikání – stále tam, ať se děje cokoliv 📍.
Fixní náklady by měly být rozpočítány do hodinové sazby, protože jsou nedílnou součástí podnikání. Patří sem:
- Nájem kanceláře nebo dílny: Měsíční nájemné, které platíte za prostor, kde pracujete.
- Pojištění: Náklady na pojištění podnikání, zdravotní pojištění, pojištění vybavení apod.
- Vybavení a nástroje: Amortizace nákladů na nástroje a vybavení, které používáte při práci.
- Licenční poplatky a software: Náklady na softwarové licence a předplatné, které jsou nutné pro vaše podnikání.
- Účetnictví a právní služby: Náklady na účetní a právní služby.
Variabilní náklady 💳: Materiály, cestovní výdaje a externí služby. Tyto náklady se mění podle toho, jak moc pracujete. Je to jako měnit výbavu na různé druhy sportu – někdy potřebujete víc, někdy míň 🎒.
Variabilní náklady, které jsou spojeny s konkrétními projekty, by měly být také zahrnuty do hodinové sazby:
- Materiály a suroviny: Náklady na materiály, které potřebujete pro konkrétní zakázku.
- Cestovní výdaje: Náklady na dopravu, ubytování a stravování, pokud je to nezbytné pro dokončení projektu.
- Externí služby: Náklady na najímání subdodavatelů nebo specialistů, kteří pomáhají s projektem.
Rezerva a zisk 📊
Kromě pokrytí všech výše uvedených nákladů by měla hodinová sazba zahrnovat i finanční rezervu a ziskovou marži. Rezerva je pro nečekané výdaje a zisková marže vám umožní investovat do rozvoje podnikání 📈.
- Rezerva pro nečekané výdaje: Finanční rezerva pro případ nečekaných nákladů nebo výpadků příjmů (např. nemoc, opravy vybavení).
- Zisková marže: Procento zisku, které chcete dosáhnout nad rámec pokrytí všech nákladů, což vám umožní investovat do rozvoje podnikání a osobního růstu.
Kalkulace hodinové sazby 📆
Tento postup vám umožní stanovit hodinovou sazbu, která pokrývá všechny náklady a zároveň vám poskytuje přiměřený zisk.
- Roční fixní náklady: Sečtěte všechny fixní náklady za rok 📊. Součet všech fixních nákladů za rok (nájem, pojištění, vybavení, software, účetnictví).
- Roční variabilní náklady: Odhadněte průměrné variabilní náklady za rok 📅.Odhad průměrných variabilních nákladů za rok.
- Celkový počet odpracovaných hodin za rok: Odhadněte celkový počet hodin, které budete pracovat za rok, včetně přímých i nepřímých hodin ⏲️.
- Rezerva a zisk: Připočítejte procento zisku a rezervy k celkovým nákladům 💼. Připočítání procenta zisku a rezervy k celkovým nákladům.
- Hodinová sazba: Celkové roční náklady (fixní + variabilní + rezerva + zisk) děleno celkovým počtem odpracovaných hodin za rok 🧮.
A je to! Tento postup vám pomůže stanovit hodinovou sazbu, která pokrývá všechny náklady a zároveň vám poskytuje přiměřený zisk 💵.
Doufám, že vám tento průvodce pomohl pochopit, jak efektivně plánovat čas a náklady jako OSVČ. S těmito dovednostmi budete lépe připraveni čelit výzvám podnikání a užívat si úspěchů, které přijdou. Hodně štěstí! 🍀
